Validación de la organización para VMC: Explicación de los requisitos de documentación

La validación de la organización es un paso fundamental en el proceso de VMC, ya que garantiza que sólo las empresas legítimas puedan mostrar sus logotipos en los clientes de correo electrónico. Las autoridades de certificación (CA) utilizan este proceso para verificar la existencia legal, la identidad y la autoridad de su empresa para utilizar el logotipo de marca registrada, protegiéndola contra el fraude y el uso indebido.

• Documentos de registro de la empresa: Proporcione documentos oficiales que demuestren la existencia legal de su organización, como un certificado de constitución, licencia comercial o registro ante una autoridad gubernamental.
• Verificación del estado activo: La AC comprobará que su empresa está activa y en buen estado. Esto puede requerir informes anuales recientes, declaraciones de impuestos o un certificado de buena reputación de su autoridad local.
• Confirmación de la dirección física: Presente una prueba de la dirección física de su organización, como una factura reciente de servicios públicos, un extracto bancario o correspondencia gubernamental. La dirección debe coincidir con los registros de su empresa.
• Identificación del firmante autorizado: Identifique a la persona autorizada a solicitar el VMC en nombre de su organización. Esto puede requerir una carta de autorización notariada, una resolución de la junta directiva u otra documentación oficial.
• Prueba de propiedad del dominio: Demuestre el control del dominio para el que se solicita el VMC. Esto se suele hacer mediante verificación por correo electrónico, registro DNS TXT o cargando un archivo en su sitio web según las instrucciones de la AC.
• Documentación de marca: Proporcione un certificado o registro oficial de su marca registrada, asegurándose de que el logotipo coincide exactamente con la marca.

• Organigrama o estructura: En el caso de organizaciones complejas, puede ser necesario un organigrama que muestre las relaciones entre la empresa matriz, las filiales o las subsidiarias, especialmente si la marca es propiedad de una entidad diferente.
• Acuerdos de licencia: Si su organización no es la propietaria directa de la marca, presente un acuerdo formal de licencia por el que se concedan los derechos de uso de la marca a efectos de VMC.
• Pruebas de control de calidad: En el caso de marcas bajo licencia, incluya documentación que demuestre las disposiciones de supervisión y control de calidad del propietario de la marca.

• Información no coincidente: Asegúrese de que todos los documentos presentados utilizan el mismo nombre legal y dirección que sus registros de marca y dominio.
• Documentos caducados o incompletos: Presente únicamente documentos oficiales actualizados. La falta de documentos o la presentación de documentos caducados puede retrasar la aprobación.
• Autorización poco clara: Identifique y documente claramente a la persona autorizada para actuar en nombre de su organización en el proceso de VMC.